Op naar een briljant proces: het belang van integraal procesmanagement
- Kernwoorden
- procesmanagement, risicomanagement, projectbeheersing
- Auteurs
- Ileen van den Berg, Jesse Brandt
Opdrachtgevers én opdrachtnemers in de bouw-, infra en energiesector staan voor een ingewikkelde opgave. De groeiende vraag naar infrastructuur, de dringende behoefte aan duurzame energiebronnen en de aanhoudende stedelijke ontwikkeling zetten deze sectoren onder druk om oplossingen te vinden die niet alleen aan de verwachtingen van vandaag voldoen, maar ook inspelen op de behoeften van de toekomst. Dan gaat het niet alleen om de plekken waar wij wonen, werken, recreëren en bewegen; denk ook aan de ruimte die nodig is om voedsel te produceren, de natuur vrij spel te geven en (duurzame) energie op te wekken.
Wat cijfers op een rijtje:
In deze longread…
TIP: Zit je krap in de tijd? Klik hier voor de samenvatting!
Grote infrastructuurprojecten duren vaak meerdere jaren. De belanghebbenden en disciplines die daarbij betrokken zijn, verschillen bovendien per fase. Dit leidt nog wel eens tot communicatieproblemen, vertragingen en budgetoverschrijdingen. Daarbovenop komt de toenemende maatschappelijke aandacht voor duurzaamheid én de noodzaak om technologische innovaties te omarmen. Alles bij elkaar voldoende redenen om de diverse processen die binnen zo’n complex project aan bod komen goed te organiseren.
Als procesmanager vervullen onze adviseurs daarin niet alleen een reactieve, vraaggestuurde rol, maar nemen ze ook proactief de verantwoordelijkheid voor het begrijpen en vervullen van de bredere projectbehoefte.
Omdat die vaak breder is dan de initiële vraag van de opdrachtnemer, is een grondige analyse van het gehele project essentieel. Wat is de ‘vraag achter de vraag’? En wat is er nodig om aan die onuitgesproken behoefte te voldoen?
Een dergelijke aanpak van procesmanagement heeft oog voor de behoefte van de opdrachtnemer én de opdrachtgever. Bovendien zitten er een aantal significante voordelen aan. We zetten ze hieronder op een rijtje:
Genoeg voordelen dus! Bij dutch process innovators hebben we daar recent een handige aanpak voor ontwikkeld: het Proces-Prestatiemodel. Hieronder leggen we het model in meer detail uit.
Het doel van het Proces–Prestatiemodel is om bouwprojecten zo beheerst mogelijk uit te voeren. De ontwikkeling en verbetering van de proceskwaliteit staat centraal, zowel wat betreft het project als binnen de projectorganisatie. Daarvoor kijken we naar zes cruciale aspecten voor projectbeheersing.
Om een project goed beheersbaar te maken, doorlopen we vervolgens een aantal stappen:
We analyseren de doelstellingen, behoeften en verwachtingen, zodat de projectbehoefte en bijbehorende kritieke beheersingsaspecten helder worden. Afhankelijk van de opdracht kan dit over één of meer aspecten van projectbeheersing gaan.
We creëren een door de projectorganisatie ondersteunde aanpak voor het verbeteren en implementeren van een werkwijze, om te komen tot een optimaal beheerst proces. Daarbij leggen we vooraf de beoogde resultaten vast, zodat we daar tijdens het project actief op kunnen sturen.
We leveren de beloofde prestaties op basis van de aanpak uit stap 2. We houden bij welke resultaten we daarmee bereiken, vergelijken dat met de beloftes die we eerder gedaan hebben en delen dit vervolgens met de projectorganisatie.
We boeken vooruitgang door continue verbeteringen, innovatie en evaluaties. Zo bepalen we samen met de projectorganisatie of de aanpak uit stap 2 nog past bij de projectbehoefte en verwachtingen. De aanpak wordt zo nodig bijgesteld en de consequenties daarvan worden inzichtelijk gemaakt voor – en afgestemd met – de organisatie. Stappen 2, 3 en 4 vormen een cyclus tijdens het project.
We leggen geleerde lessen uit het project vast, bespreken deze met de projectorganisatie en reflecteren er samen op voor toekomstig projectsucces.
Het Proces-Prestatiemodel is nog volop in ontwikkeling, maar wordt al door een aantal van onze ervaren adviseurs ingezet bij lopende projecten. Scroll verder om te lezen hoe adviseur Proces Ileen van den Berg de stappen uit het Proces-Prestatiemodel inzet. Haar doel: een proces afstemmen en inrichten om stakeholders van de juiste informatie te voorzien wanneer het vernieuwde station Amsterdam-Zuid in gebruik genomen wordt.
Zuidasdok is een van de grootste infrastructurele projecten van Nederland. Het project zorgt voor een betere bereikbaarheid van Amsterdam en van het noordelijk deel van de Randstad, zowel over de weg als met het openbaar vervoer. Het project is in meerdere deelprojecten opgeknipt: naast het reconstrueren van twee knooppunten en het aanleggen van een tunnel onder de A10 Zuid, wordt ook station Amsterdam-Zuid aangepakt. Deze renovatie is een samenwerking tussen ProRail, GVB en het Ministerie van Rijkswaterstaat.
Tijdens de werkzaamheden blijft station Amsterdam–Zuid in gebruik: delen van het station of het spoor zijn tijdelijk buiten dienst en worden na het afronden van de werkzaamheden weer in dienst genomen. Om het functioneren van het station na de aanpassingen in goede banen te leiden, is het van cruciaal belang dat de stationsbeheerder over de juiste informatie beschikt.
Ileen vertelt: “GVB heeft hier minder vaak mee te maken gehad dan ProRail. Daardoor hadden ze nog niet alle processen volledig ingericht. Mij werd vervolgens gevraagd een maatwerkoplossing te leveren, zodat GVB dit beter kon kaderen en de informatieoverdracht soepel zou verlopen.”
Stap 1
Ileen begon met een analyse van de belangrijkste risico’s van het project. Hierbij keek ze niet alleen naar wat er nodig was voor een goede overdracht (het hoofdonderdeel van haar betrokkenheid), maar nam ze de opdrachtnemer ook mee in de andere aspecten voor projectbeheersing.
Stap 2
Op basis van haar advies stelde ze samen met het projectteam een resultaatgerichte strategie en planning samen. Ileen: “Daarbij was het belangrijk om te checken of mijn beeld van de opdracht en de kritieke aspecten overeenkwam met hoe de opdrachtgever het zag, zodat we de verwachtingen over en weer konden scherpstellen.”
Stap 3 en 4
Binnenkort bespreekt Ileen de behaalde resultaten met de opdrachtnemer. Daarnaast evalueert ze met hen of er op bepaalde projectbeheersingsaspecten nog moet worden bijgesteld.
De verbeterpunten die Ileen en onze andere collega’s aandragen op basis van hun praktijkervaringen, gebruiken we de komende tijd om het Proces-Prestatiemodel nog verder aan te scherpen. Bijkomend voordeel: daardoor krijgen onze mensen deze werkwijze nog beter in de vingers. Door hier structureel tijd voor te maken, werken we zelf ook continu aan het vergroten van onze kennis en het verbeteren van onze dienstverlening.
In deze longread komt best een hoop informatie langs. Hieronder vind je de hoofdlijnen op een rijtje.
Bij grote infraprojecten spelen tijdens de verschillende projectfases allerlei complexe processen. Om dat in goede banen te kunnen leiden, moet je als procesmanager verder kijken dan de klantvraag en de projectbehoefte als geheel helder krijgen. Dat noemen we bij dutch process innovators ‘de vraag achter de vraag’. Een dergelijke integrale benadering van procesmanagement heeft de volgende voordelen:
Het Proces-Prestatiemodel van dutch process innovators helpt om procesmanagement integraal en methodisch aan te pakken. Daarbij doorloopt de procesmanager samen met het projectteam een aantal cyclische fases (analyse – aanpak – prestatie – progressie) om het project uiteindelijk tot een succesvol einde te brengen.
dutch process innovators is hét landelijk advies- en projectbureau voor de bouw, infra, energie en industrie. Wij richten ons op alle processen die nodig zijn om een project succesvol te winnen, te realiseren én te onderhouden: met focus op tenders, project- en procesmanagement, de omgeving en assetmanagement en de daarbij behorende samenwerking.
Wil je ook eens sparren over welke waarde onze ervaren adviseurs kunnen toevoegen aan jouw project?
