In 5 stappen naar procesmanagement met een smile
- Kernwoorden
- procesmanagement, projectmanagement, proces-prestatiemodel
- Auteurs
- Jesse Brandt, Ileen van den Berg
Als procesmanager vervul je niet alleen een reactieve, vraaggestuurde rol, maar neem je ook proactief de verantwoordelijkheid voor het begrijpen en vervullen van de projectbehoefte. Bij dutch process innovators vinden we het daarom essentieel om vooraf een grondige analyse van het gehele project uit te voeren. Want wat is de ‘vraag achter de vraag’? En wat is er nodig om aan die onuitgesproken behoefte van de klant te voldoen? In deze blog staan we stil bij onze aanpak: procesmanagement met een smile.
De afgelopen jaren zijn bouwprojecten steeds procesmatiger ingestoken. Opdrachtgevers hechten namelijk steeds vaker waarde aan de kwaliteit van processen die opdrachtnemers inzetten om de projectdoelen en resultaten te bereiken. Hun insteek: een proces dat volgens plan verloopt, leidt vaker tot een goed resultaat.
Voor opdrachtnemers is dit soms nog best een flinke uitdaging: hoewel ze zich daar de afgelopen jaren wel in ontwikkeld hebben, blijft hun core business toch de techniek. Als je vervolgens te maken hebt met een aannemer die zaken het liefst op zijn eigen manier aanpakt, terwijl de opdrachtgever bepaalde eisen stelt aan hoe het project wordt uitgevoerd, kan dat nog wel eens schuren.
Adviseur Proces Ileen van den Berg vat de toegevoegde waarde van dutch process innovators als volgt samen:
De procesmanager schakelt continu tussen inhoud, proces en de belangen van alle betrokken partijen. Jesse Brandt, adviseur Proces bij dutch process innovators, vertelt:
“Om zo’n project optimaal te beheersen, heb je een integraal beeld nodig van alle processen en aspecten die meespelen. Daarom hebben we bij dutch process innovators het Proces-Prestatiemodel ontwikkeld. Binnen dat model kijken we naar zes cruciale aspecten voor projectbeheersing. Vervolgens werken we via een cyclus voor continue verbetering aan een optimaal beheersbaar proces.”
Hoe dat Proces-Prestatiemodel eruitziet? Hieronder vind je de stappen in vogelvlucht:
We analyseren de doelstellingen, behoeften en verwachtingen van het project. Daarbij kijken we naar alle aspecten van projectbeheersing, ook als dat breder is dan de klantvraag. Afhankelijk van de uitkomst kan het zijn dat één of meer projectaspecten aandacht nodig hebben voor optimale beheersing.
We creëren een door de projectorganisatie ondersteunde aanpak voor het verbeteren en implementeren van een werkwijze, om te komen tot een optimaal beheerst proces. Daarbij leggen we vooraf de beoogde resultaten vast, zodat we daar tijdens het project actief op kunnen sturen.
We leveren de beloofde prestaties op basis van de aanpak uit stap 2. We houden bij welke resultaten we daarmee bereiken, vergelijken dat met de beloftes die we eerder gedaan hebben en delen dit vervolgens met de projectorganisatie.
We boeken vooruitgang door continue verbeteringen, innovatie en evaluaties. Zo bepalen we samen met de projectorganisatie of de aanpak uit stap 2 nog past bij de projectbehoefte en verwachtingen. De aanpak wordt zo nodig bijgesteld en de consequenties daarvan worden inzichtelijk gemaakt voor – en afgestemd met – de organisatie. Stappen 2, 3 en 4 vormen een cyclus tijdens het project.
We leggen geleerde lessen uit het project vast, bespreken deze met de projectorganisatie en reflecteren er samen op voor toekomstig projectsucces.
Het Proces-Prestatiemodel wordt op dit moment bij meerdere projecten actief ingezet. De verbeterpunten die onze collega’s aandragen op basis van hun praktijkervaringen, gebruiken we de komende tijd om het model nog verder aan te scherpen. Bijkomend voordeel: daardoor krijgen onze mensen deze werkwijze voor procesmanagement nog beter in de vingers. Door daar structureel tijd voor te maken, werken we zelf ook continu aan het vergroten van onze kennis en het verbeteren van onze dienstverlening.
Meer weten over integraal procesmanagement met een smile?
